Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её. Как правильно заполнить трудовую книжку

Порядок заполнения трудовой книжки - последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2019 года.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2019 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
не применяют сокращений;
не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2019

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2019) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

титульная часть — основные сведения о работнике;
сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

Ф.И.О. владельца;
дата его рождения;
образование (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, как в дипломе;
дата открытия книжки;
подпись лица, заполнявшего бланк;
печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2019) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

Порядковый номер текущей записи.
Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность... » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

полное и сокращенное название организации;
наименование должности работника;
дату принятия на работу;
реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

1 графа — порядковый номер записи;
2 графа — дата награждения;
3 графа — название компании, должность и вид награждения;
4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

Графы 1 и 2 остаются пустыми.
В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №... считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

заполняются личные данные сотрудника;
проставляется дата;
заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

обложка должна быть неповрежденной;
недопустимо исправление ошибок;
вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
по центру — слово «Заявление»;
далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
На основе подписанного заявления составляется приказ.
На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
Во второй – впишите дату.
Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу , то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.

Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

в приказе,
в трудовом договоре.

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

Поставьте следующий порядковый номер.
Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Например:

«Запись за номером 45 недействительна
Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

акт об отсутствии на рабочем месте;
докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

Название вашей компании.
Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Между работниками и работодателями складываются трудовые отношения. Сотрудничество обеих сторон регламентируется законодательством. Партнёрские отношения, права и обязанности в сфере труда, характер рабочей деятельности находят документальное отражение.

Трудовая книжка — что это такое и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это персональный документ, который отражает стаж, качество, продолжительность работы на каждом месте занятости, информацию о характере деятельности человека.

Действительными являются образцы от 1938, 1973, 2003, 2004 годов, они полноправно участвуют в рабочем обороте и не нуждаются в замене.

Документ необходим для:

фактического отображения трудовой деятельности;
информирования работодателя о причинах увольнения работника, продолжительности его стажа, награждениях, выговорах и т. п.;
реализации прав на пенсионное обеспечение в будущем.

Обзор законодательства

Законодательные акты регламентируют нормы и правила, в соответствии с которыми оформляется трудовая книжка, к ним относятся:

Трудовой кодекс РФ . Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
Кодекс РФ (КоАП ) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
Правительственное постановление «О трудовых книжках » от 16.04.2003 №225 в ред. от 25. 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, регламентирует ведение и соответствующее хранение.
Инициатором разработки следующего документа выступило Министерство труда. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК » от 10.10.2003 №69 определяет строгий порядок заполнения разделов трудовых книжек, алгоритм исправления ошибок.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

Ведение

Даты

записи абсолютно всех дат производятся строго арабскими цифрами. По формату ХХ – месяц, число; по формату ХХХХ — год. Если человек был принят на должность 10 июля 1990 года, запись будет соответствующая – «10.07.1990»;

Цвета чернил

записи производятся инспектором отдела кадров аккуратно, перьевой, шариковой ручкой, ручкой-роллером, с чернилами стойкими к свету и влажности, фиолетового, синего или чёрного цвета. Чернила должны быть представлены исключительно в виде пасты. Мнение о допустимости использования гелевых ручек ошибочно;

Недопустимость сокращений

сокращения в трудовой книжке недопустимы. Записи вводятся аккуратно, корректно и в полном объёме;

Состав сведений

Нормы регламентируются Трудовым кодексом:

сведения о работнике;
характер выполняемой работы;
перевод на другое место постоянной деятельности;
увольнение;
основания завершения действия трудового договора;
сведения о вознаграждениях, поощрениях.

Согласно IV статье Трудового кодекса, взыскания в документ не вносятся, за исключением прецедентов, когда основным дисциплинарным взысканием становится увольнение.

Язык

гос. язык РФ;
гос. язык республики в составе РФ, если этот язык официально установлен.

Соответствие приказу

На основании приказа работодателя в документ вносятся следующие сведения:

о выполняемой деятельности;
о переводе на другой вид деятельности/работу;
о квалификации сотрудника;
об увольнении;
о награждении.

Сроки внесения

документ подлежит заполнению и ведётся на каждого работника, занятого в организации более пяти дней (за исключением работодателей, которые являются физическими лицами), в случае, если это место занятости является основным;
все данные вносятся не позднее семидневного срока, при увольнении – день в день;

Ответственное лицо – инспектор отдела кадров – обязано уложиться в установленные законом сроки.

Порядковый номер

все записи идут без сокращений, в пределах одного раздела имеют собственный порядковый номер;

Исключения

при переименовании организации заполнению подлежат ӀӀӀ и IV графы документа. В разделе под грифом «Сведения о работе», в III графе производится запись: «Организация Х с числа ХХ переименована в Х». Четвёртая графа содержит основания для переименования – приказ, с указанием даты и №;
запись о непрерывном стаже не нумеруется при заполнении дубликата. Согласно законодательству при работе с дублирующим документом, в раздел под грифом «Сведения о работе» графа III, вносится информация о непрерывном стаже сотрудника до поступления на настоящее место работы. Это актуально в том случае, если человек уже работал до поступления к данному работодателю. Эта запись о трудовом стаже не нумеруется;
нумерации не подлежат наименования работодателей (в графах «Сведения о трудовых книжках», «Сведения о работе»).

Ознакомление сотрудников с записями

работодатель обязан ознакомить работающего в организации сотрудника с каждой записью, которая касается характера выполняемой деятельности, перевода на другую должность с постоянной занятостью, увольнения. Владелец документа должен поставить подпись в свой личной карточке, где запись, внесённая в ТК, повторяется;
когда действие трудового договора исчерпано, все записи, внесённые в документ за время рабочей деятельности в данной организации заверяются. Заверителем может выступать сам работодатель, лицо, ответственное за делопроизводство и кадры. В документе ставится печать, подпись руководителя, подпись работника;
после заполнения титула работник расписывается на нём в соответствующей строке, заверяя тем самым корректность внесённых сведений. Аналогично роспись проставляется на титуле дубликата, вкладыша.

Лица, ответственные за ведение документа

весь спектр ответственности несёт работодатель. Приказ или распоряжение работодателя даёт основания для назначения уполномоченного лица, которому делегируются все полномочия и ответственность за хранение, ведение, учёт и выдачу ТК. Право подписи этого лица позволяет заверять все записи;
указанные лица несут ответственность, регламентируемую законом;
при осуществлении проверок приказы и распоряжения за назначение ответственного лица всегда проверяются Гострудинспекцией.

Хранение

Хранение трудовых книжек должно быть организовано в специально отведённом месте, недоступном третьим лицам. Практически в любой организации — это сейф или железный шкаф с замком. Для самих книжек должен быть предусмотрен специальный лоток или ящик.

Если в процессе хранения документы подверглись порче, на организацию могут быть начислены штрафные санкции. Срок хранения и учёт трудовых книжек регламентируется следующими типовыми документами:

невостребованные ТК – 75 лет;
книга учёта движения ТК – 75 лет. Книга заполняется в отделе кадров, кадровой службой, в зависимости от порядка, установленного в компании. Она содержит данные о принятых на хранение и выданных ТК;
приходно-расходная книга учёта бланков ТК – 5 лет. Документ учитывает количество ТК и вкладышей к ним. Книга выдаётся бухгалтерией и отображает расход бланков данных документов с проставлением номера и серии каждого. На сегодняшний день типовой документ теряет свою актуальность, так как работники получили право приобретать трудовые книжки собственноручно.

Книги должны быть представлены в единой, утверждённой государством форме. При получении ТК на руки сотрудник оставляет подпись в личной карточке и журнале учёта. Книги – это бланки строгой отчетности, они нумеруются, визируются подписью и печатью работодателя.

Видео — как заверить книгу учета движения трудовых книжек:

Как правильно заполнить трудовую книжку

Титульный лист

Согласно паспортным данным, без сокращений вписывается ФИО работника. Если во время трудовой деятельности происходит изменение фамилии, уполномоченное лицо производит исправление на основании паспорта и свидетельства о смене фамилии. Прежние данные перечёркиваются одной чертой, новые — вписываются. Кадровик на обложке прописывает ссылку на документ, послужившим основанием к смене, удостоверяет запись подписью и печатью. В отдельных случаях вместо паспорта кадровик может руководствоваться иным документом, удостоверяющим личность.
Дата рождения – значение прописывается соответственно формуле число.месяц.год.
Образование. Данные вводятся на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений. В том случае, если работник повысил уровень образования или получил дополнительное, данные пополняются, без зачеркиваний.
Специальность прописывается строго в именительном падеже, на основании документа об образовании – например, «продавец». Если сотрудник поступает на место занятости, требующее специальных знаний или особой подготовки, должны присутствовать дополнительные документы, подтверждающие эти знания.
Дата заполнения. После приёма на работу заполнение должно быть проведено в течение пяти дней.
Подпись и расшифровка ответственного лица и работника.
Печать организации.

Видео в котором рассказано как заполнить титульный лист трудовой книжки:

Сведения о приёме на работу

Печать организации, реквизиты прописью. Если есть, указывается её сокращённое наименование.
I графа. Порядковый № записи. Если это первая запись ставится цифру «1» и т. д.
II графа. Дата, когда сотрудник был зачислен в штат.
Принят/принята в «название отдела» на должность «Х». Информация вносится в соответствии со штатным расписанием. Вписывается на одном уровне с датой приёма в III графе.
В IV графу вписывается № и дата документа, который стал основанием для приёма на работу, обычно это приказ.

Видео — как делать записи о работе в трудовой книжке:

В данном разделе отображаются сведения об установлении дополнительной профессии, присвоение нового разряда, чина, изменение организацией-работодателем наименования при реорганизации, работа по совместительству.

Записи о переводах

Если человек переводится из внешней организации, производятся записи об увольнении в III графе «Сведения о работе», с указанием информации об инициативе работника (если таковая имелась). Далее указывается запись о приёме на новое место занятости, с отметкой о реализации порядка перевода.
При внутреннем переводе достаточно указать новое место занятости и основание перевода.

Алгоритм внесения записей о переводе

I графа — № записи – проставляется порядковый №;
II графа. Указывается календарная дата арабскими цифрами;
III графа – запись о переводе;
IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для перевода.

Увольнение

Алгоритм внесения записей об увольнении:

I графа ставится порядковый № записи;
II графа – указывается календарная дата увольнения арабскими цифрами;
III графа – запись об увольнении со ссылкой на ст. ТК (в полном соответствии с формулировками закона);
IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.

Исключения: если работник не явился для получения документа на руки, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться и получить ТК либо предоставить согласие на её отправление посредством почтовой связи. Начиная от даты подачи уведомления, работодатель избавляется от ответственности за хранение документа.

Совместительство

Если работник проявляет инициативу, запись о совместительстве вводится в документ в отделе кадров основного места занятости. Сотрудник должен принести в отдел кадров следующие документы:

заверенная директором компании-совместителя копия трудового соглашения;
прошение о внесении записи в письменном виде.

Как правильно заверить копию

уполномоченное лицо делает копии всех страниц документа, на которых содержатся записи;
на листах-копиях проставляется печать, текущая дата, резолюция «копия верна», подпись инспектора отдела кадров или иного уполномоченного лица. На документе должна присутствовать отметка о том, что работник трудится на это месте в настоящий момент.

Копия трудовой книжки принимается по месту требования как документ, подтверждающий занятость человека.

Дубликат

В том случае, если документ утерян по вине работника, он должен оповестить об этом работодателя посредством подачи заявления «об утере трудовой книжки». В течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель предоставляет дубликат.

Информация, содержащаяся в дубликате

общий стаж сотрудника до поступления на данное место занятости. Стаж должен быть указан суммарно, без конкретизации;
конкретные данные о деятельности в данной организации.

Основания для выдачи дубликата

ТК непригодна к использованию;
утеря ТК;
судебное решение о признании записи в ТК недействительной. Работодатель предоставляет сотруднику дубликат со всеми записями, за исключением непригодной.

Вкладыш

Вкладыш необходим, когда в документ невозможно внести новые записи. Это законное продолжение ТК, которое выдается и подлежит оформлению в общем порядке. Вкладыш без трудовой – недействителен. В самой книжке должна быть отметка о прикреплении дополнительного документа.

Ошибки

На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.

Алгоритм внесения записей об ошибках

I графа — порядковый № записи;
II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
II графа – указывается дата новой корректной записи;
III графа – вносится новая запись;
IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Осуществляет кадровый учет по той же схеме, что все работодатели, но может воспользоваться упрощенной схемой.

Алгоритм несения записей о приеме на работу к ИП

III графа – указывается наименование работодателя — «Индивидуальный предприниматель ХХХ»;
I графа – порядковый № записи;
II графа – дата приёма в штат сотрудников;
III графа – на одном уровне с датой – сведения о принятии на работу, с указанием должности;
IV графа – номер и дата приказа, который является основанием о зачислении сотрудника в штат.

Образец заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем:

Если работодатель – физическое лицо

В данном случае работодатель не имеет законного права производить записи в ТК сотрудников. Физическое лицо, выступающее, как работодатель не вправе оформлять документ тем работникам, кто поступает на работу в первый раз.

Дополнительные указания

Записи о назначении/избрании гендиректором общества: в формулировке о приеме на работе директора общества можно использовать слово «избран» взамен «назначен», если директора избирает общее собрание. В IV графе должен быть указан протокол общего собрания, приказ, с соответствующими номерами и датами.
Прием на работу в филиал. Если сотрудник принимается на работу в филиал, на практике законно использовать два варианта указания филиала: в самой записи о приеме на должность и в заголовке, после указания наименования организации – обе записи ведутся в III графе.

Если работодатель уважительно относится к своим сотрудникам, учёт и ведение трудовых книжек будет осуществляться корректно и в соответствии с законодательством. Это одна из основ успешного и процветающего бизнеса.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: общие положения

Трудовым кодексом РФ обязанность вести трудовые возложена на организацию или ИП, у которых граждане трудятся по основному месту работы. Есть 2 нормативных документа в данной сфере:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

При приеме на работу новых сотрудников нужно соблюсти определенную последовательность и сроки действий (ст. 68 ТК РФ):

Подписать с новым сотрудником договор.
Издать приказ о приеме (на основании договора) не позднее чем в 1-й день работы, ознакомить с ним сотрудника в пределах 3 дней от начала работы.
Внести на основании приказа запись в трудовую книжку (абз. 3 п. 3.1 Инструкции). Сделать это нужно не позднее 1 недели со дня начала работы (п. 10 Правил). С учетом ст. 66 ТК РФ целесообразно заполнить трудовую на 6-7-й день от 1-го рабочего дня.

Технические требования к заполнению трудовой книжки

Любые записи вносятся в трудовую с учетом требований пп. 1.1 и 1.2 Инструкции. Основные из них следующие:

Требование к типу ручки. Разрешается пользоваться гелевой, а также шариковой и даже перьевой ручкой.
Требование к цвету записей. Допускаются синие, черные или фиолетовые световодостойкие чернила/паста. Это необходимо, чтобы избежать утраты сведений из трудовой под воздействием влаги, света и т. п.
Требования к уточнениям, корректировке. В разделах, где приводятся сведения о работе и награждениях, зачеркивать что-либо запрещается (сначала надо под следующим порядковым номером внести запись, отменяющую ошибочную, и только потом под очередным номером внести исправляющую). А вот на титульном листе зачеркнуть неверные Ф.И.О. или дату рождения, если они в дальнейшем изменились, можно. При этом рядом нужно вписать новые сведения, а ссылку на обосновывающий документ сделать в порядке п. 2.3 Инструкции.
Запрет на сокращения.
Требование об аккуратности. Под ней подразумевается в том числе ясность почерка, а значит, однозначность прочтения и недопустимость неверной интерпретации.

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Инструкцией установлены требования к заполнению раздела о работе при устройстве сотрудника:

В графе 3 пишется полное наименование работодателя (для индивидуального предпринимателя — полностью Ф.И.О.). Если в учредительных документах есть сокращенное название, оно тоже указывается, чаще в скобках (п. 3.1 Инструкции).
На следующей строке в графу 1 вносится номер записи. Порядок записей нарушать нельзя.
В графе 2 на той же строке (на уровне номера) указывается дата приема — это 1-й день сотрудника на работе (нельзя путать его с датой издания приказа). Запись делается арабскими цифрами (число и месяц — по 2 цифры, год — 4).
На той же строке (на уровне номера записи и даты) в графу 3 вносится запись о приеме: указывается должность сотрудника по штатному расписанию, подразделение, если оно упоминается в трудовом договоре (п. 3.1 Инструкции). Если профессия влечет наличие льгот, компенсаций, ограничений, ее название должно звучать так же, как в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).
В графе 4 на той же строке (на уровне номера, даты, записи о приеме) приводится основание трудоустройства, чаще всего номер и дата приказа.

Печать и подпись работодателя на запись о приеме не ставятся (п. 3.1 Инструкции). Так удостоверяются только записи о прекращении трудовых отношений (п. 35 Правил), при этом печать ставится при ее наличии у работодателя.

Оформление трудовой при приеме на работу впервые или при ее утрате

Если работник трудоустраивается впервые, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Запись о приеме делается в порядке, аналогичном описанному в предыдущем разделе. Дополнительно нужно заполнить информацию о владельце трудовой.

Если работающий сотрудник заявил об утере или порче трудовой, ему тоже нужно оформить новую. Но перед этим он должен подать заявление и объяснить отсутствие у него книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Трудовые книжки граждан стран — бывших республик СССР применяются, если они соответствуют действующим в РФ формам (действительны трудовые по форме 1974 и 2004 годов). Так, в Беларуси используется форма 1974 года, соответственно, гражданину этой страны заводить новую книжку в России не нужно. Напротив, украинские трудовые по форме, принятой в суверенном государстве, в РФ неприменимы, и гражданину Украины потребуется оформить российскую трудовую книжку (письмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1).

ВАЖНО! Согласно п. 8 Правил новую трудовую книжку нужно оформить не позднее 1 недели со дня приема работника.

Правила заполнения титульного листа трудовой

Инструкцией установлен порядок заполнения сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки:

Личные данные (Ф.И.О., дата рождения) вносятся, как правило, из паспорта в точном соответствии с ним. Сокращать, изменять их нельзя (абз. 2 п. 2.1 Инструкции).
Записи об уровне образования, профессии, специальности делаются на основании документов об образовании в точном соответствии с ними (абз. 3-5 п. 2.1 Инструкции).
Указывается дата заполнения трудовой книжки, при этом месяц пишется прописью (исходя из формы строки). Поскольку срок для оформления книжки составляет 1 неделю с начала работы, дата оформления должна быть позднее даты приема, но не более чем на 7 дней. Дата на титульном листе может отличаться от дня начала работы, что вполне допустимо.
Обязательна подпись владельца трудовой на титульном листе для подтверждения внесенных данных (п. 8 Правил).
Лицо, заполнившее трудовую книжку, обязано поставить свою подпись и печать работодателя (при наличии). Оно должно быть назначено приказом и нести ответственность за трудовые книжки работников (п. 45 Правил). Часто это работник отдела кадров, но может быть и иное лицо (например, бухгалтер), в т. ч. руководитель.

Особенности заполнения трудовой при приеме в отдельных случаях

Необходимо упомянуть о наиболее часто встречающихся особенностях оформления приема работников и внесения таких записей в трудовые книжки:

Согласно п. 20 Правил и абз. 7 п. 3.1 Инструкции, если работник изъявил желание и принес подтверждающие документы, наниматель на основном месте работы вносит в трудовую запись о работе сотрудника по совместительству, проставив следующий номер в сведениях о работе. При этом наименование работодателя отдельным заголовком указывать не нужно.
В силу п. 6.1 Инструкции, если сотрудник принят посредством перевода от другого работодателя, указание об этом делается в графе 3 сведений о работе.
При оформлении приема руководителя организации некоторые кадровики указывают в графе 4 реквизиты решения собственников (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ), хотя на практике встречается и ссылка на приказ о приеме, который составляется на основании решения и только после издания которого директор считается трудоустроенным.

Таким образом, заполнение трудовой книжки с точки зрения сроков и порядка внесения записей строго регламентировано подзаконными актами. По спорным вопросам, не отраженным в Инструкции и Правилах, можно получить консультацию Роструда или воспользоваться советом, данным ранее в одном из писем ведомства.

Она выдается нанимателем при первом трудоустройстве после оформления контракта. По этому факту издается приказ. На его основании не позднее пяти дней в бланк вносится запись.

Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу - не основание для отказа в трудоустройстве. У гражданина может не быть документа, т.к. он ранее не работал. Чтобы его завести, человеку нужно написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить бланк (ст. 65 ТК РФ).

Записи вносятся на русском языке синими или черными чернилами.

Заполнение начинается с титульника:

С паспорта вносятся Ф.И.О сотрудника.

Дата рождения.

Сведения об образовании.

Профессия и специальность вписываются на основании диплома.

Если работнику менее 18 лет и он продолжает свое обучение, строка об образовании не заполняется до получения диплома (см. пункт 2 ).

На титульном листе гражданин ставит подпись, подтверждая правильность внесенных сведений.

Кадровым работником указывается дата заполнения, ставится печать организации и подпись.

Оформление раздела сведения о работе

Согласно ст. 66 ТК РФ , оформление трудовой книжки при приеме на работу является обязательным условием.

В повседневной работе кадровики часто используют образец оформления трудовой книжки при приеме на работу. Представим его на примере записи на прием швеи в трудовой книжке:

В разделе “Сведения о работе” указывается название фирмы: “Общество с ограниченной ответственностью “Пион” (ООО “Пион”);

В первой графе под наименованием компании указывается номер записи по порядку.

Во вторую арабскими цифрами вносится фактическая дата приступления к труду.

В третью вносятся сведения о трудоустройстве с указанием должности: “Принята в цех по пошиву женской легкой одежды на должность швеи”;

В четвертой - указываются реквизиты приказа.

Образец заполнения сведений

Правила оформления

Записи вносятся в бланк на основании не позднее 5 дней с даты трудоустройства. При расторжении контракта - в день увольнения.

Работника под подпись знакомят с каждой записью в бланке и в личной карточке.

Оформление трудовой книжки при последующем трудоустройстве

Внесение информации при последующем трудоустройстве происходит в том же порядке за исключением оформления титульного листа.

Если гражданин говорит, что потерял документ, он может написать на имя работодателя заявление с просьбой выдать ему бланк. На основании заявления ему оформят новый. Но иногда работники поступают так с целью получить . Он может понадобиться, чтобы работать одновременно по двум бланкам в разных организациях. Однако надо помнить, что это незаконно.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ