Деловое письмо - это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем.
Образцы деловых писемБлагодарственное письмо - это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Как написать благодарственное письмо Благодарственное письмо...
Благодарственное письмо воспитателю
Благодарственное письмо воспитателю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность воспитателю детского сада за его кропотливый труд по воспитанию детей от имени директора дошкольного учреждения либо родителей детей. Как написать благодарственное письмо воспитателю Благодарственное письмо воспитателю детского сада имеет такую же форму, как обычное деловое письмо и состоит из следующих структурных элементов: Шапка документа. Содержит должность, фамилию и инициалы воспитателя в...
Благодарственное письмо врачу
Благодарственное письмо врачу - это деловое письмо, в котором выражается благодарность доктору за оказанную помощь в выздоровлении. Письмо-благодарность составляется от имени пациента либо родственников больного. Как написать благодарственное письмо врачу Благодарственное письмо врачу имеет такую же форму, как деловое письмо: Шапка письма - ФИО врача либо главврача заведения здравоохранения в дательном падеже (пишется по необходимости). Обращение - ФИО врача, которому выражается...
Благодарственное письмо за сотрудничество
Благодарственное письмо за сотрудничество - это деловое письмо, в котором выражается благодарность от имени руководителя организации своему партнеру за качественную и своевременную поставку товара, выполненные работы, оказанные услуги. Как написать благодарственное письмо за сотрудничество Благодарственное письмо за сотрудничество имеет те же реквизиты, что и деловое письмо: Шапка письма. Пишется должность, фамилия и инициалы работника организации, которому адресуются слова благодарности за...
Благодарственное письмо организации
Благодарственное письмо организации - это деловое письмо, в котором выражается благодарность за успешное проведение переговоров, встречу и уделенное время, оказанное гостеприимство во время командировки и т.п. Как написать благодарственное письмо организации Благодарственное письмо компании имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - ФИО должностного лица организации, которой выражается благодарность. Обращение - ФИО должностного лица организации, которой адресованы слова благодарности....
Благодарственное письмо родителям
Благодарственное письмо родителям - это деловое письмо, в котором выражается благодарность родителям выпускников школы либо детского сада за хорошее воспитание своих детей, активное участие в жизни группы, класса и образовательного учреждения, помощь школе, детскому саду и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора, классного руководителя, воспитателя либо завуча. Как написать благодарственное письмо родителям Благодарственное письмо родителям выпускников состоит из следующих структурных...
Благодарственное письмо сотруднику
Благодарственное письмо сотруднику - это деловое письмо, в котором выражается благодарность работнику за его труд, вклад в развитие компании, добросовестное отношение к работе и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени руководителя организации в честь какого-то знаменательного события: юбилея, профессионального праздника и т.п. Как написать благодарственное письмо сотруднику Благодарственное письмо работнику имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо: Шапка документа. В...
Благодарственное письмо ученику
Благодарственное письмо ученику или студенту - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учащемуся за успехи в учебе, за активную общественную деятельность, участие в спортивной жизни и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора школы, ректора ВУЗа. Как написать благодарственное письмо ученику, студенту Благодарность ученику, студенту пишется в произвольной форме. Текст благодарственного письма содержит слова благодарности ученику, студенту. Внизу, под текстом письма,...
Благодарственное письмо учителю
Благодарственное письмо учителю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учителю, классному руководителю за работу по воспитанию и обучению детей от имени директора учебного учреждения либо родителей детей-учеников. Как написать благодарственное письмо учителю Благодарственное письмо преподавателю имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - в ней указывается ФИО учителя, в чей адрес направлены слова благодарности. Необязательный структурный элемент благодарственного письма...
Виды деловых писем
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо - это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо Бланк гарантийного...
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса - это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора. Как написать гарантийное письмо о...
Гарантийное письмо о приеме на работу
Гарантийное письмо о приеме на работу - это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну. Как написать гарантийное письмо о приеме на работу Бланк гарантийного письма о приеме на работу содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано либо текст:...
Гарантийное письмо об оплате
Гарантийное письмо об оплате - это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано; наименование документа -...
Составление делового письмаПеред тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.
Оформление делового письмаОформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.
Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа - не менее 1,5 см.
Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).
В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.
По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.
Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.
В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).
Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.
Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).
Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно-справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).
Реквизит «Адресат» включает в себя:
- наименование адресата (получателя письма);
- почтовый адрес или номер телефона--факса, адрес электронной почты.
Получателем письма могут быть:
- должностное лицо/несколько должностных лиц;
- организация;
- структурное подразделение организации;
- группа организаций;
- физическое лицо.
По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа , то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации , то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется заместителю руководителя , в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:
Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения , то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:
Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:
- при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
- перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
АДРЕСАТ - ОРГАНИЗАЦИЯ
Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:
Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.
Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ - ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦООформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом - почтовый адрес:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ - НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.
Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения - в ряд других организаций или должностным лицам.
Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.
При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.
Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2--м, 3--м и 4--м адресатами не указывается.
Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под-разделения.
Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:
Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:
Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки - это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.
Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1).
Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:
- на бланке с угловым расположением реквизитов - Пример 2;
- на бланке с продольным расположением реквизитов - Пример 3.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ- Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?
Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.
В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:
- Как выравнивать реквизит «Адресат»?
Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:
Люди писали друг другу письма с незапамятных времён. По письмам можно судить о характере человека, его образовании, увлечениях, а главное – о том, насколько хорошо он владеет языком, на котором пишет. Те, кто изучают язык, рано или поздно столкнуться с необходимостью узнать, как правильно писать письма на английском языке.
Письмо может понадобиться при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом, при сдаче языкового экзамена, при устройстве на работу. Но не только в мире делового общения важно знать, как писать письмо на английском. Неформальная переписка тоже может оказать влияние на вашу жизнь, общение с друзьями и знакомыми. По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. Стоит также повторить . Прежде чем начать писать письмо, необходимо определить, с какой целью вы это делаете, а значит – определить тип письма.
Типы писем на английскомВсе письма можно поделить на личные (Personal letter) и деловые (Business letter). О переписке с партнерами по бизнесу и главных табу деловой переписки мы рассказывали раньше, сегодня более подробно обсудим правила личной переписки. Существуют ли общие строгие правила составления писем на английском языке? Если речь идёт о личной переписке, ответ очевиден – нет. Это в деловой документации, общении с партнёрами по бизнесу часто используются шаблоны писем на английском. Личная переписка – это ваше личное дело, уж простите за тавтологию. И все же, есть несколько советов, которые помогут сделать переписку более приятной для вас и человека, с которым вы ведёте эпистолярную беседу. Кроме того, если вы – новичок в мире английского, первые письма все же лучше попробовать писать с помощью шаблонов.
Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова.
В письме, как правило, есть такие структурные элементы:
- обращение – отдельная строка
- краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
- основная часть – несколько абзацев
- заключение – отдельная строка
- завершающая фраза – отдельная строка
- подпись (только имя) – отдельная строка
- в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом
Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой:
Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.
- Dear John! – обращение к другу, родственнику
- Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
- My dear Sir – обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией
- Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)
1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola
2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms.
3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении
4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator
5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr., Ms., Mrs. и Dr.
Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке.
5 шаблонов вводных фраз:
- It was great to get your letter….
- Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you.
- Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
- Sorry I haven’t written for so long but….
- I was really pleased to hear that…
Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.
5 шаблонов заключительных фраз:
- I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
- Please give/send my regards (love) to your….
- And write and tell me your plans for….
- Write back soon!
- If you want to know anything else, just drop me a line.
Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов):
- I am writing to ask for your advice
- Can you give me your advice?
- I’ve got a problem and I need your advice.
- What do you think I should do?
- Do you think I should…?
Фразы для разных писем:
Желаем только хороших и теплых писем!То вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.
Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:
- Деловое предложение
- Деловой запрос
- Дружеское обращение
Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.
Деловое предложениеЗдравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!
Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.
Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].
Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].
Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.
Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.
Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.
Здравствуйте (Добрый день)!
Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!
Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.
На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].
Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.
В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].
Дружеское обращениеПриветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!
При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.
Пример электронного письма